Happy Helpings Applicant Information
Happy Helpings, Georgia’s Summer Food Service Program, is federally funded by the USDA and administered by DECAL. The program ensures Georgia’s children have access to nutritious meals and snacks when school is out for the summer.
Children 18 and younger may receive free meals and snacks through Happy Helpings. Meals and snacks are also available to persons with disabilities, over age 18, who participate in school programs for people who are mentally or physically disabled.
Approved nonprofit organizations that operate the program, called Sponsors, receive a reimbursement for the number of meals and snacks they serve.
Who can Sponsor Happy Helpings?
Sponsoring organizations must be fully capable of managing a food service program.
The following types of organizations are eligible to sponsor Happy Helpings:
- public or private nonprofit schools
- units of local, municipal, county, tribal, or state government
- private nonprofit organizations
- public or private nonprofit camps
- public or private nonprofit universities or colleges
Where does the program operate?
Meal sites are the locations where children receive meals and snacks in a supervised setting.
Meals sites can be open, enrolled or camp sites.
- Open sites operate in low-income areas. Meals are served free to any child at the open site.
- Enrolled sites provide free meals to children enrolled in an activity program at the site where at least half are eligible for free and reduced-price meals.
- Camps may also participate in Happy Helpings. They receive payments only for the meals served to children who are eligible for free and reduced-price meals.
Happy Helpings sites may be located where children naturally congregate such as schools, apartment complexes, community centers, parks, churches, playgrounds, migrant centers or summer camps. They can also operate as a mobile site.
If you are interested in applying to the program as a new Sponsor, please contact our office at 404-657-1779 or visit the Happy Helpings website at https://happyhelpingsga.com/ for more information.
Happy Helpings Participant Information
Once an organization’s application has been approved and a successful pre-operational visit has been conducted, the organization will be considered an approved sponsor in the Happy Helpings program. Every organization must continue to comply with program regulations/guidance and maintain adequate records to support each monthly claim for reimbursement and costs charged to the program.
Specifically, organizations must serve meals and snacks that meet the Happy Helpings program meal pattern and maintain daily, weekly and monthly records including, but not limited to, menus, number of participants in attendance, and number of meals served at each point of service.
Organizations must also manage a fiscally sound and accountable program in which only reasonable and allowable costs are charged to the Happy Helpings program and must maintain related invoices and receipts. Moreover, sponsors must distribute and/or collect forms including, but not limited to, income eligibility applications as required by the Happy Helpings program.
Happy Helpings Site Supervisor Training
As stated in the Administrative Guidance for Sponsors, revised January 2016, training is one of the sponsor’s major administrative responsibilities. A smoothly operating program will require that training be provided by sponsors throughout the duration of the program. A comprehensive training effort, including weekly or biweekly meetings on program requirements, will help to ensure that the monitor, site supervisor, and administrative personnel are performing according to program regulations.
Sponsors should attend State agency training and then train both their administrative and site personnel before these staff members undertake their responsibilities. Happy Helpings regulations require that no food service site may operate until personnel at the site have attended at least one of the sponsor’s training sessions.
Bright from the Start Responsibilities
What are Bright from the Start’s responsibilities for the Happy Helpings program?
Responsibility for the Happy Helpings program in Georgia was transferred from the USDA Regional Office to OSR (now Bright from the Start) in October 1997. Bright from the Start is responsible for the following components of the Happy Helpings program:
Program outreach - Bright from the Start is responsible for promoting the Happy Helpings program in Georgia. The department targets areas and sponsors that can help increase the number of meals and children served through the program. Outreach requires working with individual organizations, communities, and umbrella organizations to encourage participation in the Happy Helpings program including governmental entities and school food authorities.
Annual training of current and new sponsors - Bright from the Start is responsible for providing training for all Happy Helpings program applicants on an annual basis. The purpose of the training is to explain program rules and regulations; encourage sponsors to operate successful programs; identify areas where sponsors can improve program operations, participation, and meal service; and update sponsors on any changes in program requirements for the upcoming year.
Approving applications - Bright from the Start receives and processes applications of all organizations wishing to sponsor the Happy Helpings program. The department uses GA ATLAS database system to make this process efficient and to allow for collecting and reporting program data. Organizations that complete training are provided access to enter their Happy Helpings program application and submit supporting documentation online. All complete and accurate applications, which include the online and documentation portions, will be approved or denied within 30 days of the completion date. The approval process includes determining eligibility for the sponsor and its intended sites. Site eligibility is determined by the percentage of free or reduced-price meal recipients in the site's elementary school zone or the number of children enrolled in the program eligible for free or reduced-price meals. The number of sites an organization is approved for depends on the assessed administrative and financial capability of the sponsor. Once sites have been determined eligible, Bright from the Start will review, modify and approve the organization's submitted budget. This approval process may require an onsite visit to determine the sponsor's ability to successfully operate the program. Upon completing the approval process, an approval letter is sent to the sponsor detailing the approved sites and budget.
Paying claims - Bright from the Start processes claims for reimbursement in much the same way it approves applications. Approved sponsors are required to submit monthly claims via the online GA ATLAS system. The department also issues advance payments when needed. These advances are awarded to eligible organizations for the months of June, July, and August and are subsequently deducted from the next claim payment. Financial transactions are done through direct deposit.
Federal reporting of information related to the Happy Helpings program - Bright from the Start is required to report information to the USDA regarding the operations of Happy Helpings. The office completes monthly, quarterly, and annual reports for USDA detailing funds spent, meals served, and other financial information. Bright from the Start also periodically provides information related to the number of sponsors, sites, and non-profit organizations enrolled in the program and the number of reviews conducted. Bright from the Start submits a Management Administration Plan (MAP) which outlines the department's plan for program administration and the required budget amount. Funds for program administration and claim payments are received through a drawdown of federal funds.
Reviews - Bright from the Start, Audits and Compliance is responsible for reviewing sponsors and sites to ensure compliance with program rules and regulations. Program regulations specify the number of reviews to be conducted. Each year, Bright from the Start reviews all organizations new for the current year; all problematic sponsors that had significant findings from the previous year; sponsors that have not been reviewed in the past two years; and any other sponsors to meet the USDA requirement. Field visits to the sponsor's administrative office and to 10% of their sites must be conducted during the program operating dates. Reviewers utilize the GA ATLAS system, designed to assist in collecting and compiling review data and findings, to conduct the monitoring review. An exit conference is conducted with each organization to discuss the documented findings and any reclaims or disallowances resulting from the findings. Reports, including corrective action plans, are analyzed by Audits and Compliance staff and subsequently sent to the sponsor for implementation. Sponsors are required to take the required and necessary corrective actions to correct any findings, and this corrective action plan must be submitted to Bright from the Start for review and approval.
As the administering agency for the Happy Helpings program, Bright from the Start also assumes responsibility for developing policies and procedures relating to the program. USDA regulations provide the guidelines by which Bright from the Start must administer the program and grants authority for Bright from the Start to implement policies necessary to clarify program rules or improve program operations. The state policies may not conflict with USDA rules and regulations. Sponsors may appeal adverse actions taken by the state or policies that, in their opinion, do not agree with USDA program requirements.
INFORMACIÓN PARA SOLICITANTES DE HAPPY HELPINGS
Happy Helpings, el Programa de Servicios Alimentarios de Verano de Georgia, está financiado federalmente por el Departamento de Agricultura de Estados Unidos (USDA, United States Department of Agriculture) y administrado por el Departamento de Atención y Aprendizaje Temprano (DECAL, Department of Early Care and Learning). El programa garantiza que los niños de Georgia tengan acceso a comidas y meriendas nutritivas cuando termine el colegio en verano.
Los menores de 18 años pueden recibir comidas y meriendas gratuitas a través de Happy Helpings. También se ofrecen comidas y meriendas a las personas con discapacidades, mayores de 18 años, que participen en programas escolares para personas con discapacidades mentales o físicas.
Las organizaciones sin fines de lucro autorizadas que gestionan el programa, denominadas patrocinadores, reciben un reembolso por el número de comidas y meriendas que sirven.
¿Quién puede ser patrocinador de Happy Helpings?
Las organizaciones patrocinadoras deben ser plenamente capaces de gestionar un programa de servicios alimentarios.
Los siguientes tipos de organizaciones pueden patrocinar Happy Helpings:
- escuelas públicas y privadas sin fines de lucro;
- unidades de gobierno local, municipal, de condado, tribales o estatales;
- organizaciones privadas sin fines de lucro;
- campamentos públicos o privados sin fines de lucro;
- universidades o centros de enseñanza superior públicos o privados sin fines de lucro.
¿Dónde funciona el programa?
Los comedores son los lugares donde los niños reciben comidas y meriendas en un entorno supervisado.
Estos pueden ser abiertos, con inscripción o en campamentos.
- Los comedores abiertos funcionan en zonas de bajos ingresos. Las comidas se sirven de forma gratuita a cualquier niño en el comedor abierto.
- Los comedores con inscripción proporcionan comidas gratuitas a los niños inscritos en un programa de actividades del sitio en el que al menos la mitad son elegibles para recibir comidas gratuitas o a precio reducido.
- Los campamentos también pueden participar en Happy Helpings. Solo reciben pagos por las comidas servidas a los niños que son elegibles para comidas gratuitas o a precio reducido.
Los sitios de Happy Helpings pueden estar situados en lugares donde los niños se congregan de forma natural, como escuelas, complejos de apartamentos, centros comunitarios, parques, iglesias, parques infantiles, centros de inmigrantes o campamentos de verano. También pueden funcionar como un sitio móvil.
Si le interesa participar en el programa como nuevo patrocinador, contáctese con nuestra oficina al 404-657-1779 o visite el sitio web de Happy Helpingshttps://happyhelpingsga.com/ para obtener más información.
Información para los participantes de Happy Helpings
Una vez que la solicitud de una organización haya sido aprobada y se haya realizado con éxito una visita preoperativa, la organización será considerada patrocinadora aprobada en el programa Happy Helpings. Todas las organizaciones deben cumplir la normativa y las directrices del programa y mantener los registros adecuados que respalden cada solicitud mensual de reembolso y los costos cobrados al programa.
En concreto, las organizaciones deben servir comidas y meriendas que se ajusten al patrón de comidas del programa Happy Helpings y mantener registros diarios, semanales y mensuales que incluyan, entre otros datos, los menús, el número de participantes que asisten y el número de comidas servidas en cada punto de servicio.
Las organizaciones también deben gestionar un programa fiscalmente solvente y responsable en el que solo se cobren costos razonables y permitidos al programa Happy Helpings, y deben conservar las facturas y recibos correspondientes. Además, los patrocinadores deben distribuir o recoger formularios que incluyan, entre otros, las solicitudes de elegibilidad por ingresos, tal y como lo exige el programa Happy Helpings.
Formación para supervisores de sitios de Happy Helpings
Como se indica en la guía administrativa para patrocinadores, revisada en enero de 2016, la formación es una de las principales responsabilidades administrativas del patrocinador. Un programa que funcione sin problemas requerirá de que los patrocinadores brinden una formación durante toda la duración del programa. Un esfuerzo de formación integral, que incluya reuniones semanales o quincenales sobre los requisitos del programa, contribuirá a garantizar que el vigilante, el supervisor del sitio y el personal administrativo actúen de acuerdo con la normativa del programa.
Los patrocinadores deben asistir a la formación de la agencia estatal y después formar tanto a su personal administrativo como al del sitio antes de que asuman sus responsabilidades. La normativa de Happy Helpings exige que ningún sitio de servicios alimentarios funcione hasta que su personal haya asistido al menos a una de las sesiones de formación del patrocinador.
Responsabilidades de Bright from the Start
¿Cuáles son las responsabilidades de Bright from the Start en el programa Happy Helpings?
La responsabilidad del programa Happy Helpings en Georgia se transfirió de la Oficina Regional del USDA al OSR (ahora Bright from the Start) en octubre de 1997. Bright from the Start es responsable de los siguientes componentes del programa Happy Helpings:
Divulgación del programa:Bright from the Start se encarga de promocionar el programa Happy Helpings en Georgia. El departamento se centra en zonas y patrocinadores que puedan ayudar a aumentar el número de comidas y niños atendidos a través del programa. La divulgación requiere trabajar con organizaciones individuales, comunidades y organizaciones paraguas para fomentar la participación en el programa Happy Helpings, incluidas las entidades gubernamentales y las autoridades alimentarias escolares.
Formación anual de los patrocinadores actuales y nuevos:Bright from the Start se encarga de brindar una formación anualmente a todos los solicitantes del programa Happy Helpings. El objetivo de la formación es explicar las normas y los reglamentos del programa, animar a los patrocinadores a llevar a cabo los programas con éxito, identificar las áreas en las que los patrocinadores pueden mejorar el funcionamiento del programa, la participación y el servicio de comidas, y poner al día a los patrocinadores sobre cualquier cambio en los requisitos del programa para el próximo año.
Aprobación de solicitudes:Bright from the Start recibe y tramita las solicitudes de todas las organizaciones que deseen patrocinar el programa Happy Helpings. El departamento utiliza el sistema de base de datos GA ATLAS para que este proceso sea eficaz y permita recopilar e informar los datos del programa. A las organizaciones que completen la formación se les brindará acceso para ingresar su solicitud del programa Happy Helpings y presentar la documentación de respaldo en línea. Todas las solicitudes completas y precisas que incluyan las partes rellenadas en línea y de documentación serán aprobadas o rechazadas en un plazo de 30 días a partir de la fecha de presentación. El proceso de aprobación incluye la determinación de la elegibilidad del patrocinador y de los sitios previstos. La elegibilidad del sitio se determina por el porcentaje de beneficiarios de comidas gratuitas o a precio reducido en la zona escolar primaria del sitio o por el número de niños inscritos en el programa que reúnan los requisitos para recibir comidas gratuitas o a precio reducido. El número de sitios para los que se apruebe una organización depende de la capacidad administrativa y financiera evaluada del patrocinador. Una vez que se haya determinado que los sitios son elegibles, Bright from the Start revisará, modificará y aprobará el presupuesto presentado por la organización. Este proceso de aprobación puede requerir una visita in situ para determinar la capacidad del patrocinador para gestionar el programa con éxito. Una vez completado el proceso de aprobación, se envía al patrocinador una carta de aprobación en la que se detallan los sitios y el presupuesto aprobados.
Pago de reclamos:Bright from the Start procesa los reclamos de reembolso de la misma manera que aprueba las solicitudes. Los patrocinadores aprobados deben presentar reclamos mensuales a través del sistema en línea GA ATLAS. El departamento también emite anticipos cuando es necesario. Estos anticipos se conceden a las organizaciones elegibles los meses de junio, julio y agosto y se deducen posteriormente del pago del siguiente reclamo. Las transacciones financieras se realizan mediante depósito directo.
Reporte federal de información relacionada con el programa Happy Helpings: Bright from the Start debe reportar la información al USDA sobre las operaciones de Happy Helpings. La oficina elabora informes mensuales, trimestrales y anuales para el USDA en los que se detallan los fondos gastados, las comidas servidas y otros datos financieros. Bright from the Start también brinda periódicamente información relacionada con el número de patrocinadores, los sitios y las organizaciones sin fines de lucro inscritas en el programa y el número de revisiones realizadas. Bright from the Start presenta un Plan de Gestión Administrativa (MAP, Management Administration Plan) que describe el plan del departamento para la administración del programa y el importe presupuestario necesario. Los fondos para la administración del programa y el pago de reclamos se reciben a través del retiro de fondos federales.
Revisiones: La oficina de Auditorías y Cumplimiento de Bright from the Start se encarga de la revisión de los patrocinadores y sitios para garantizar el cumplimiento de las normas y los reglamentos del programa. La normativa del programa especifica el número de revisiones que deben realizarse. Cada año, Bright from the Start lleva a cabo una revisión de todas las organizaciones nuevas para el año en curso; de todos los patrocinadores problemáticos que tuvieron hallazgos significativos el año anterior; de los patrocinadores que no han sido revisados en los dos últimos años; y de cualquier otro patrocinador para cumplir el requisito del USDA. Las visitas de campo a la oficina administrativa del patrocinador y al 10 % de sus sitios deben realizarse durante las fechas de funcionamiento del programa. Los revisores utilizan el sistema GA ATLAS, diseñado para ayudar a recopilar y compilar los datos y conclusiones de la revisión, para llevar a cabo la revisión de supervisión. Se celebra una conferencia de salida con cada organización para debatir las constataciones documentadas y las posibles reclamos o desautorizaciones derivadas de las constataciones. Los informes, incluidos los planes de acciones correctivas, son analizados por el personal de Auditorías y Cumplimiento y posteriormente enviados al patrocinador para ser implementados. Los patrocinadores deben adoptar las acciones correctivas necesarias para subsanar las deficiencias detectadas y este plan de acciones correctivas debe presentarse a Bright from the Start para su revisión y aprobación.
Como agencia administradora del programa Happy Helpings, Bright from the Start también asume la responsabilidad de desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el programa. La normativa del USDA establece las directrices con las que Bright from the Start debe administrar el programa y otorga autoridad a Bright from the Start para aplicar las políticas necesarias para aclarar las normas del programa o mejorar su funcionamiento. Las políticas estatales no pueden entrar en conflicto con las normas y reglamentos del USDA. Los patrocinadores pueden recurrir las acciones adversas adoptadas por el Estado o a las políticas que, en su opinión, no estén de acuerdo con los requisitos del programa del USDA.